Ota projektinhallinta haltuun

Artikkelin Yritysblogille julkaistavaksi lähetti Projektinhallinta.info sivuston ylläpito. Lähetä sinäkin yritysblogiin artikkeli julkaistavaksi >> 

Projektinhallinta on tärkeää – ota kunnon työkalut avuksi

Moni kokee projektinhallinnan työläänä ja monimutkaisena prosessina, mutta oikea projektinhallintatyökalu auttaa tekemään projektinhallinnasta helppoa ja vaivatonta. Projektinhallinta usein mielletään yksittäisen projektin suorittamiseksi alusta loppuun. Helpompi on kuitenkin ajatella, että kyseessä on jatkuva prosessi, jossa hallitaan ja organisoidaan resursseja (esim. rahaa, työvoimaa, tilaa tai raaka-aineita). Usein on myös huomioitu muitakin tekijöitä, kuten laatu sekä riskit. Tällä ajattelutavalla on helpompi hahmottaa suurempia kokonaisuuksia.

Yksittäisen projektin kohdalla tavoite toki on, että projekti voidaan toteuttaa suunnitellulla tavalla ja aikataululla. Tietyissä projekteissa myös budjetin seuraaminen on tärkeä osa projektin johtamista, jotta kulut eivät karkaa käsistä.

Kuka on vastuussa yksittäisen projektin hallinnasta?

Yleensä nimitetään projektipäällikkö, jonka vastuulla projektin hoitaminen on. Hieman vaihtelee, että osallistuuko hän itse projektin toteuttamiseen vai onko tehtävänä vain koordinoiminen. Tietyissä projekteissa on parempi, että projektia vetää siihen nimetty henkilö, joka ei niin sanotusti ole kädet savessa mukana tekemässä. Silloin projektipäällikön on helpompi keskittyä hallinnolliseen puoleen ja suunnitteluun, koska osallistuminen saattaa usein aiheuttaa ongelmia projektinjohtamisen kanssa.

Joissakin tapauksissa taas projektipäällikkö voi myös työskennellä varsinaisen projektin parissa. Nyrkkisääntö on, että mitä monimutkaisempi projekti, niin sitä suuremmalla syyllä se tarvitsee oman vain johtamiseen keskittyvän projektipäällikön.

Millaisilla työkaluilla projekteja hallitaan?

Työkaluja on moneen lähtöön ja osa soveltuu paremmin yksinkertaisten projektien hallintaan, kun taas toisella työkalulla voi rakentaa erilaisia riippuvuuksia eri työvaiheiden välille. Myöskin riippuu, että mitä lisäominaisuuksia työkalulta tarvitaan. Joskus vaatimuksena on myös, että samalla työkalulla onnistuu CRM eli asiakkuuksien hallinta.

Kuten sanottua, niin osa työkaluista hyödyntää ketteriä toimintamalleja ja osa taas perinteistä vesiputousmallia. Jotkut työkalut pyrkivät yhdistämään molempien parhaat puolet. Ohjelmistoja onkin paljon erilaisia, joten saattaa olla todella vaikeaa löytää se omiin tarkoituksiin sopiva. Tässä kohtaa astuu esiin sivusto projektinhallinta.info. Sivustolla esitellään erilaisia projektinhallintaan soveltuvia työkaluja, joista on kattavat arvostelut. Sivustolta saat myös ladattua esitellyn työkalun kokeiluversion maksutta käyttöön.

Tunnetko Monday.com projektinhallintaohjelman?

Monday on ketterä projektinhallintaohjelma, jonka avulla projektien hallinnasta tulee helppoa ja vaivatonta. Termiä ketterä tai agile käytetään usein ohjelmistokehityksen yhteydessä. Ketteriä menetelmiä tosin käytetään nykyään usein muuallakin ja ne ovat yleistymässä esimerkiksi erilaisissa rakennusprojekteissa.

Enää ei siis ole yllättävää, että termit ketterä ja agile nousevat usein esiin, kun puhutaan projektienhallinnasta yleisellä tasolla. Ketterien menetelmien avulla voi esimerkiksi hallita myyntiputkea tai koordinoida yrityksen markkinointia tai vaikka talonrakennusprojektia. Kaikkeen tähän voi käyttää mondayta. Katso siis monday.com esittely, niin takuulla yllätyt, että mihin kaikkeen se taipuu.

Jos taas haussa on pienen yrityksen kaikkien toimintojen pyörittämiseen soveltuva ERP-järjestelmä, niin kannattaa tutustua kotimaiseen Taimer järjestelmään.